Woran erkennst du manuelle Workarounds in deinen Abläufen?

Was genau ist ein manueller Workaround?

Die Lücke schließt jemand, statt auf ein Projekt zu warten. Von außen ist das schwer zu sehen, gerade weil es funktioniert: Der Ablauf liefert sein Ergebnis, und der Schritt dazwischen lebt in der Routine der Leute, die ihn täglich machen.

Mit der Zeit bleibt es oft nicht bei Handarbeit. Wer eine Tabelle jede Woche von Hand befüllt, baut irgendwann Formeln, Makros oder eine kleine Anwendung dazu. Die Handarbeit wird weniger, die Lücke bleibt, und aus dem Workaround ist ein eigenes Werkzeug geworden.

Woran du einen Workaround erkennst

Am schnellsten findest du Workarounds nicht im System, sondern bei den Leuten, die den Ablauf täglich machen. Frag sie: Was machst du, bevor du im System weiterarbeiten kannst? Und was bleibt liegen, wenn du eine Woche nicht da bist?

Zeichen für den Workaround selbst:

• ›Eine Excel-Tabelle wird regelmäßig von Hand aus einem System befüllt, damit sich mit den Daten arbeiten lässt.
• ›Dieselbe Information wird an zwei Stellen eingetragen, etwa im Shop und im ERP.
• ›Daten kommen im nächsten System nur an, weil jemand sie exportiert, per Mail verschickt und dort wieder einträgt.
• ›Vor einer Entscheidung werden Zahlen aus mehreren Systemen zusammengesucht, jedes Mal aufs Neue.
• ›Eine Vorlage oder ein kleines Tool wird im Team weitergereicht, und jede Kopie entwickelt sich ein wenig anders.
• ›In einer Abteilung läuft ein selbstgebautes Werkzeug, etwa eine Tabelle mit Formeln und Makros, eine kleine Anwendung oder eine Automatisierung, und inzwischen hängt Tagesgeschäft daran.

Zeichen dafür, dass er schon Folgen hat:

• ›Zwei Auswertungen zur selben Frage kommen zu zwei Ergebnissen, und jede ist aus ihrer Quelle heraus richtig.
• ›Ein Ablauf stockt, wenn eine bestimmte Person im Urlaub ist.

Warum Workarounds entstehen

Falls dir beim Lesen ein Ablauf in deinem Unternehmen eingefallen ist, hat das meist einen einfachen Grund: Der Ablauf hat sich schneller verändert als die Systeme. Ein neues Produkt, ein neuer Vertriebsweg, eine neue Vorgabe, und schon gibt das System, das bisher gepasst hat, eine Information nicht her oder nicht in der Form, in der sie gebraucht wird.

Wer dann eine Tabelle anlegt oder einen Export baut, hat nichts falsch gemacht. Er hat ein echtes Problem gelöst, sofort und ohne eigenes Budget, und kennt diesen Ablauf besser als jeder Außenstehende. Genau dieses Wissen steckt im Workaround: welche Daten wirklich gebraucht werden, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt. Wer später etwas ändert, fängt am besten bei diesem Wissen an und nicht bei einem leeren Blatt.

Was ein Workaround kostet

Solange er klein ist, wenig. Die Kosten wachsen mit dem Ablauf, und sie entstehen dort, wo niemand sie verbucht:

• ›Zeit, die nirgends als Aufwand erfasst ist, weil sie in anderen Aufgaben steckt
• ›Übertragungsfehler, die erst auffallen, wenn schon jemand mit den falschen Zahlen gearbeitet hat
• ›Abhängigkeit von der einen Person, die weiß, wie es geht
• ›Mehr als ein Stand derselben Daten; welcher gilt, muss jedes Mal neu geklärt werden
• ›Daten, die für Auswertung, Automatisierung oder KI nicht nutzbar sind, weil sie in Handarbeit zwischen den Systemen stecken
• ›Bei selbstgebauten Werkzeugen: Zugänge auf persönlichen Konten, keine geprüfte Sicherung, keine Vertretung

Eine pauschale Zahl hilft dir hier wenig, eine Schätzung für deinen eigenen Ablauf dagegen schon: Wie oft pro Woche fällt der Handgriff an, wie lange dauert er, wer macht ihn? Und dann: Was wäre, wenn diese Person ausfällt oder sich die Menge verdoppelt? Die Frage nach dem Ausfall ist meist die aufschlussreichere.

Muss jeder Workaround weg?

Nein. Ein Workaround, der selten vorkommt, bei dem ein Fehler wenig kostet und den mehr als eine Person beherrscht, darf bleiben. Er ist dann schlicht die günstigste Lösung. Handlungsbedarf entsteht, wenn einer dieser Sätze stimmt:

• ›Die Menge wächst, und die Handarbeit wächst mit.
• ›Weitere Abteilungen arbeiten mit dem Ergebnis.
• ›Das letzte Zeichen oben trifft zu: Ohne eine bestimmte Person stockt der Ablauf.
• ›Im Workaround liegen Daten, die es sonst nirgends gibt.
• ›Er arbeitet mit Kunden-, Auftrags- oder Personaldaten, und Zugänge und Rechte sind nicht geklärt.

Handarbeit zwischen Systemen oder ein eigenes Werkzeug?

Welcher Schritt als Nächstes sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Rolle der Workaround spielt. Die Frage dazu lautet: Transportiert er Daten, oder hält er selbst etwas, das es sonst nirgends gibt?

Transportiert er Daten, also von einem System in eine Tabelle, per Mail ins nächste oder doppelt in zwei Masken, dann liegt die Lücke zwischen den Systemen. Dann geht es darum, dass die Daten dort ankommen, wo gearbeitet wird, und dass es einen verbindlichen Stand gibt. Oft reicht dafür eine Verbindung zwischen den Systemen, ohne dass ein System ausgetauscht werden muss; manchmal braucht es eine zentrale Anwendung, die die vorhandenen Daten nutzt.

Ein Sonderfall: Liegen die Daten ohnehin in einem System und arbeitet jedes Team mit seiner eigenen Kopie einer Vorlage oder eines Tools, fehlt nicht die Absicherung, sondern eine gemeinsame Anwendung auf diesen Daten. Auch dann geht es darum, dass die Daten dort ankommen, wo gearbeitet wird.

Hält er selbst etwas, etwa eine Tabelle mit eigener Logik, eine kleine Anwendung oder eine Automatisierungsstrecke, die fachlich tut, was sie soll, dann ist aus dem Workaround ein Werkzeug geworden. Dann geht es nicht darum, es zu ersetzen, sondern darum, dass es dem Betrieb standhält: Zugänge im Besitz des Unternehmens, eine Sicherung, aus der sich nachweislich wiederherstellen lässt, geklärte Rechte und eine Vertretung.

Manchmal ist es beides: Die Tabelle daneben hat Daten übertragen und ist dabei selbst zum Werkzeug gewachsen. Dann lohnt es sich, beide Fragen getrennt zu stellen.

Stimmt keiner der Sätze aus „Muss jeder Workaround weg?“, ist der Workaround die günstigste Lösung — dann lass ihn. Stimmt einer, setzt nosfair an der Stelle an, die zur Rolle deines Workarounds passt.