Zeitaufwendige Dokumentensuche auf mehreren Plattformen erschwert Beratung

Im Anlagebereich der GLS Bank mussten die MitarbeiterInnen sicherstellen, dass KundInnen immer die aktuellsten Dokumente der verschiedenen Fondsgesellschaften erhalten, wenn Anlageprodukte empfohlen wurden. Diese Dokumente stammen jedoch aus unterschiedlichen Quellen, und jede Gesellschaft hat ihre eigenen Verwaltungs- und Webportale, um die neuesten Versionen bereitzustellen. Dies führte dazu, dass die MitarbeiterInnen bei fast jedem Kundengespräch mehrere verschiedene Plattformen durchsuchen mussten, um die aktuellen Dokumente zusammenzustellen.

Dieser manuelle Prozess war nicht nur äußerst zeitaufwendig und ineffizient, sondern führte auch zu einem erhöhten Fehlerrisiko. Bei so vielen Plattformen und täglichen Updates war es leicht, versehentlich veraltete Dokumente zu verwenden, was ebenfalls rechtlich relevant ist, da die gesetzlichen Auflagen eine fristgerechte Bereitstellung der richtigen Dokumente verlangten. Der hohe Verwaltungsaufwand belastete daher die Produktivität der MitarbeiterInnen, was die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen konnte.

Als Lösung haben wir eine webbasierte Produktdatenbank entwickelt, die automatisch und regelmäßig die aktuellsten Dokumente aus den verschiedenen Portalen der Fondsgesellschaften abrief. Dadurch konnten die MitarbeiterInnen sicher sein, dass sie stets die neuesten und gesetzeskonformen Dokumente zur Hand hatten. Gleichzeitig wurde der Prozess erheblich vereinfacht, da alles über ein einziges Tool zugänglich war. Darüber hinaus haben wir zusätzliche Funktionen integriert, wie das Versenden von Dokumenten per E-Mail oder das Zusammenfassen mehrerer Dokumente in einer Datei, um den Workflow noch weiter zu optimieren.