Langwieriger Bestellprozess durch fehlende Automatisierung

Ein Kunde im Online-Handel verwendete ein älteres System, in dem eingehende Bestellungen manuell verarbeitet wurden. Jeder Schritt – von der Prüfung der Bestellung über das Versenden der Auftragsbestätigung bis hin zur Weiterleitung der Bestellung an die VorlieferantInnen – wurde ohne Automatisierung durchgeführt. Dies führte zu Problemen, insbesondere in Stoßzeiten oder bei Personalmangel. Verzögerungen in der Bearbeitung sorgten für längere Lieferzeiten und zahlreiche Kundennachfragen zum Bestellstatus. Das bestehende System war nicht in der Lage, diese manuellen Prozesse zu automatisieren, da es diese Funktion schlichtweg nicht vorsah.

Die fehlende Automatisierung führte nicht nur zu ineffizienten Arbeitsabläufen, sondern beeinträchtigte auch die Kundenzufriedenheit. In Zeiten mit hohem Bestellaufkommen oder bei Personalengpässen häuften sich die Verzögerungen. Diese verlangsamten Prozesse verursachten vermehrte Kundennachfragen zu Bestell- und Lieferstatus, was wiederum den Arbeitsaufwand der MitarbeiterInnen erhöhte und die Effizienz des gesamten Systems weiter schwächte. Ohne eine digitale Lösung drohte das System, den Anforderungen des wachsenden Unternehmens nicht mehr gerecht zu werden.

Um den Prozess zu optimieren, haben wir den manuellen Workflow der MitarbeiterInnen analysiert und den gesamten Bestellprozess in seine einzelnen Schritte zerlegt. Dadurch konnten wir identifizieren, welche Aufträge über bestimmte Prozesse automatisch verarbeitet werden konnten. Mit dieser Erkenntnis entwickelten wir ein separates Tool, das die HTTP-Anfragen an das bestehende System simulierte und die Nutzerinteraktion nachahmte. Dadurch war es möglich, 80% der Prozesse zu automatisieren, ohne dass das bestehende System stark angepasst werden musste. Dieser Ansatz ermöglichte eine erhebliche Effizienzsteigerung bei der Abwicklung von Bestellungen, mit minimalem Aufwand und maximalem Nutzen.