Manuelle Einsatzplanung verursacht hohen Aufwand und erhöhtes Fehlerpotenzial

Die BetreiberInnen des AktivTrail - einer Pferdepension der besonderen Art in Thedinghausen - bietet seinen KundInnen neben der Vollpension eine günstigere Option an, bei der die EinstellerInnen selbst bestimmte Dienste übernehmen müssen, wie z.B. Fütterungen und Stallarbeiten. Die Organisation dieser Dienste stellte jedoch eine Herausforderung dar. Die BetreiberInnen mussten alle EinstellerInnen nach ihren Wunschzeiten und Verfügbarkeiten fragen und daraufhin einen Dienstplan erstellen. Dabei musste darauf geachtet werden, dass die Aufgaben zu den passenden Tageszeiten (z.B. morgens oder abends) erledigt werden. Diese Planung wurde bisher über WhatsApp und Excel organisiert, was zeitaufwendig und fehleranfällig war.

Das manuelle Erstellen des Dienstplans war nicht nur ineffizient, sondern auch sehr aufwendig. Jede/r EinstellerIn musste individuell kontaktiert werden, und die Verfügbarkeiten mussten in einem separaten Excel-Dokument verwaltet werden. Dies führte zu Missverständnissen, fehlerhaften Zuordnungen und einem erhöhten Koordinationsaufwand. Bei kurzfristigen Änderungen oder Ausfällen war es zudem schwierig, schnell Ersatz zu finden, was den Stress für die BetreiberInnen und die EinstellerInnen erhöhte.

Um diesen Prozess zu optimieren, haben wir ein Tool entwickelt, dass die Dienstplanung automatisch übernimmt und dieses in die bereits vorhandene App der Pferdepension integriert. Jetzt können die EinstellerInnen ihre Verfügbarkeiten und Wunschzeiten direkt in der App angeben. Die BetreiberInnen können auf Basis dieser Angaben automatisch Dienstpläne erstellen, die sich nach den zeitlichen Anforderungen der Aufgaben (z.B. morgens, abends) richten. Die App ermöglicht es zudem, bei kurzfristigen Änderungen schnell und einfach Ersatz für einen Dienst zu finden. Diese digitale Lösung hat die Organisation der Dienste wesentlich vereinfacht, den Aufwand für die BetreiberInnen reduziert und die Transparenz und Zufriedenheit der EinstellerInnen erhöht.